Modul GMA: Materialwirtschaft, Einkauf, Bestandsführung, Inventur

GMA unterstützt den Einkauf (Bestellanforderungen, Lieferantenanfragen, Bestellungen), den Wareneingang, die Rechnungseingangskontrolle, den Warenausgang, die Materialbestandsführung und –bewertung, die Inventur. Dazu werden alle erforderlichen Stammdaten und Tabellen, wie Artikel, Artikelgruppen, Lieferanten, Einkaufspreise, Einkaufsbedingungen gepflegt. Über die Materialbeschaffung werden auch diverse Dienstleistungen und Lohnaufträge abgewickelt.

Stammdaten

Artikelgruppen
Übersicht Artikellstamm
Detailangaben zum Artikel
Detailangaben zum Lieferanten
Lieferanten Artikel

Bestellanforderungen (Banf)

Eine Bestellanforderung beschreibt den Bedarf an Materialien (Artikel), Fremdleistungen an Produkten und sonstigen Dienstleistungen. Der Einkauf wird damit aufgefordert eine Lieferantenanfrage oder direkt eine Bestellung auszulösen.  Eine Bestellanforderung kann in Fachabteilungen manuell erfaßt werden, oder sie entsteht im Rahmen einer Bedarfsplanung, z.B durch die Einplanung von Fertigungsaufträgen.
Die Datenpflege erfolgt in einem Karteireiter. Zu einer Bestellanforderung gehört ein Kopf und daran anhängig eine oder mehrere Positionen

Lieferantenanfragen

Es können Angebote von verschiedenen Lieferanten über Preise, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen eingeholt werden. Eine Lieferantenanfrage kann sich aus einer Bestellanforderung  ergeben oder direkt erstellt werden. Die Anfrage wird in einem Karteireiter angelegt. Sie besteht aus einem Kopf und aus einer bzw. mehreren Positionen. Die Anfrage kann gleichzeitig an mehrere Lieferanten gerichtet werden. Die dazu eingegangenen Lieferantenangebote werden bei den Anfragen abgelegt und verglichen. Das beste Angebot sollte zur Bestellung führen.

Dialogfenster Lieferantenanfrage, Karteireiter Detail
Beispiel Röntgenprüfung, die Röntgenprüfung soll außerhalb der Giesserei von einem Fremdbearbeiter durchgeführt werden

 

 

Bestellungen von Materialien, Fremdbearbeitungen, Dienstleistungen

Eine Bestellung ist die Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen. Zu einer Bestellung können mehrere Bestellpositionen gehören. Es ist möglich eine Bestellposition ohne Artikelstammsatz zu erfassen. In diesen Fall müssen ein Artikeltext und die Warengruppe angegeben werden. Beim Anlegen von Bestellungen hat der Benutzer folgende Möglichkeiten:

                          - Bestelldaten werden manuell erfaßt
                          - als Kopiervorlage können Bestellanforderungen
                          - Lieferantenanfragen und vorhandene Bestellungen dienen.
In der Bestellung wird festgelegt, ob das zu liefernde Material in den Lagerbestand aufgenommen wird oder direkt in den Verbrauch geht.
Eine besondere Art von Bestellung ist die Lohnbearbeitung. Der Lieferant erhält Materialien (Komponenten), aus denen er das bestellte Endprodukt fertigt. Die Abwicklung eines solchen Vorgangs erfolgt in PCGuss 2000 optimal.

Übersicht Bestellpositionen zu einer Bestellung:
Beispiel Bestellung mit drei Positionen

 

Dialogfenster Bestellungen, Karteireiter Detailseite Bestellposition
Eine Bestellung wird in dem Karteireiter Bestellungen eingerichtet. Der Karteireiter hat die Bildschirmseiten: Übersicht Bestellungen, Bestellkopf, Textbausteine, Bestelltext, Bestellpositionen.
Zu den Bestellpositionen gehören die Seiten: Übersicht Positionen, Detailseite Position, Positionstext, Bestell-Lose/ Termine, Preise.

 

Lieferübersicht Lieferanten/ Bestellungen/ Wareneingänge/ Lieferantenrechnungen
Für den ausgewählten Lieferanten (z.B. FOSECO) werden im oberen Fenster alle Bestellungen angezeigt, die in dem ausgewählten Zeitraum liegen.
Im mittleren Fenster werden alle Wareneingänge, die zu der markierten Bestellung gehören angezeigt und im unteren Fenster die zugehörigen Rechnungseingangspositionen. Der Einkäufer hat damit die Möglichkeit, die Zusammenhänge zwischen Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen zu kontrollieren.

Wareneingang

Die Wareneingangsstelle übernimmt die gelieferten Waren. Die auf dem Lieferschein des Lieferanten aufgeführten Artikel werden mit der zugehörigen Bestellung verglichen. Ein Wareneingang sollte immer einen Bezug zu einer Bestellung haben.

Dialogfenster Wareneingang: Karteireiter WE Positionen
Beispiel Wareneingang einer Bestellung mit drei Positionen, Bestellmenge und Liefermenge stimmen überein, es gibt keine Beanstandung bezüglich der gelieferten Ware.

 

 

Rechnungseingangskontrolle

Dialogfenster Rechnungseingangskontrolle von Lieferantenrechnungen
Beim Rechnungseingang wird eine Beziehung zwischen Lieferantenrechnung, Bestellung und Wareneingang hergestellt. In dem Karteireiter Rechnungseingangskontrolle werden die Daten der eingegangenen Rechnung erfaßt und mit den entsprechenden Bestellangaben verglichen. Nach der positiven Prüfung, siehe Fenster unten rechts Differenz gleich Null, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Über den Button Belegdruck kann ein Kontierungsbeleg gedruckt werden. Eine Rechnungskürzung mit Begründung ist auf der Karteireiterseite Rech.-Kürzung möglich. Der Lieferant 
erhält einen Druck Rechnungskürzung.

Warenausgang

Warenausgang, Inventur, Lagerumbuchungen

Warenausgänge sind geplante oder ungeplante Entnahmen aus einem Lager. Materialentnahme-Buchungen führen deshalb zu einer wert- und mengenmäßigen Reduzierung des Lagerbestands.Eine Materialentnahme ist nur möglich, wenn die Verfügbarkeitsprüfung dies zuläßt.

Inventur
Zur Bilanzierung der Bestände muss im Geschäftsjahr eine Inventur der Lagerbestände durchgeführt werden.

Lagerumbuchungen
Umlagerungen von Materialien zwischen zwei Lagerorten sind möglich.

Dialogfenster Warenausgang
Beispiel zwei Materialentnahme-Buchungen

 

Dialogfenster Inventur
Die Inventur wird Lager für Lager nach Artikelgruppen durchgeführt. Im linken Fensterbereich werden die Artikel-Buchbestände gezeigt. Im rechten Fensterbereich erfolgt die Stichtagsinventur.